紙質(zhì)重要資料可通過防潮密封、避光存放、定期檢查、遠(yuǎn)離火源、規(guī)范取用等方式長期保存。

1、防潮密封

將紙質(zhì)資料放入密封袋或防潮箱中，加入干燥劑吸收水分。濕度控制在百分之四十至六十之間，避免紙張受潮發(fā)霉。重要文件可先用無酸紙包裹再密封，減少酸性物質(zhì)對紙張的侵蝕。

2、避光存放

選擇陰涼避光的環(huán)境存放，紫外線會使紙張變脆發(fā)黃。使用不透光的檔案盒或抽屜保存，若需展示可用防紫外線玻璃框裝裱。避免陽光直射和強燈光長期照射。

3、定期檢查

每半年檢查一次保存狀態(tài)，查看是否有蟲蛀、霉斑或褪色。輕微受潮可陰干處理，發(fā)現(xiàn)蟲害立即隔離并采取除蟲措施。檢查時佩戴棉質(zhì)手套，避免手部油脂污染紙張。

4、遠(yuǎn)離火源

存放地點要遠(yuǎn)離廚房、電器等火源隱患區(qū)域。重要資料建議復(fù)印備份并分開放置，原件可考慮存放在防火保險柜中。禁止在資料存放區(qū)域吸煙或使用明火。

5、規(guī)范取用

查閱時輕拿輕放避免折疊，使用書簽代替折頁標(biāo)記。禁止用熒光筆直接在原件上標(biāo)注，需要批注可使用鉛筆輕寫。取用后及時歸位，避免雜亂堆放導(dǎo)致?lián)p壞。

日常保存紙質(zhì)資料時，建議保持環(huán)境溫度在十八至二十二攝氏度之間，避免劇烈溫濕度變化。珍貴資料可考慮進(jìn)行數(shù)字化備份，同時保留原始紙質(zhì)文件。定期用軟毛刷清除表面灰塵，處理老化文件時動作要輕柔。若發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重破損，應(yīng)聯(lián)系專業(yè)檔案修復(fù)機構(gòu)處理，不要自行使用膠帶粘貼。建立詳細(xì)的資料目錄便于管理，不同重要程度的文件分等級保管。長期不用的資料可真空包裝后存放，能有效延長保存期限。